Een leaseauto kost u als werkgever gemiddeld € 9.500 tot ca € 10.000,= per jaar. Gemiddeld ontvangt u per leaseauto drie factuurregels per maand. De gefactureerde bedragen vormen samen een aanzienlijke kostenpost. Reden genoeg om het proces van factuurcontrole gedegen uit te voeren! Lees daarom onze vijf tips voor zorgvuldige factuurcontrole!
Tip 1: Vraag een verzamelfactuur
Zonder aanvullende afspraken stuurt uw leasemaatschappij over iedere aanleiding een aparte factuur. Het gevolg is dat u gedurende de hele maand facturen blijft ontvangen, die per stuk behandeld, ingeboekt en betaalbaar moeten worden gesteld. Het is aanzienlijk efficiënter om een verzamelfactuur te vragen. U krijgt dan eens per maand een factuur, waarin de kosten voor de komende maand (prolongatie en brandstofvoorschot) en de overige kosten over de afgelopen periode zijn verwerkt. De behandeling, vergelijking met de juiste kostenplaats, het inboeken en de betaalbaarstelling hoeft u dan ook maar één keer per maand uit te voeren.
Tip 2: Kijk kritisch naar de huurkosten
Huurkosten kennen verschillende oorzaken, van vervangend vervoer tot losse inhuur tot de kosten van een voorloopauto. Vaak zijn er voor deze verschillende oorzaken ook verschillende tariefafspraken. Daarnaast zijn die afspraken zelf vaak behoorlijk complex. Als iemand drie maanden in een auto rijdt geldt tarief x, maar als die periode in de praktijk vier maanden blijkt te zijn, wordt het huurtarief weer lager. Deze zaken vragen veel handmatige controles en vergelijkingen en door de complexiteit kan er ook veel misgaan bij de vaststelling van de huurkosten. Een belangrijke tip is dan ook: maak simpele, goed uitvoerbare prijsafspraken voor de verschillende huurredenen. Het bespaart u aanzienlijk in de controletijd!
Tip 3: Boek de kosten op de juiste kostensoort
Bij veel ondernemingen worden de kosten voor mobiliteit op een paar kostensoorten geboekt. Achteraf is het daardoor bijna onmogelijk om de oorzaak te achterhalen van bijvoorbeeld kostenstijgingen. Boek daarom de kosten op vaste kostensoorten zoals: Lease, Brandstof, Huur, Schade/eigen risico, Boetes en overige contractkosten. Hiermee krijgt u na verloop van tijd wel een duidelijk inzicht in de kostenontwikkeling. Dat is vandaag de dag geen overbodige luxe!
Er zijn kosten waar een leasemaatschappij geen kostensoort aan toekent. Deze kosten worden onder ‘diverse kosten’ doorbelast. Schenk extra aandacht aan deze post. Hier worden grotere bedragen doorbelast voor bijvoorbeeld rente wegens te late betaling en poolkosten. U doet er verstandig aan om te controleren of deze bedragen in overeenstemming zijn met de afspraken zoals u die heeft vastgelegd in uw Price Level Agreement.
Tip 5: Zijn er kosten veroorzaakt door uw werknemers?
In de facturen komen kosten voor die, naast bekeuringen en eigen risico’s, te maken hebben met het doorbelasten van bijvoorbeeld ontbrekende reservesleutels, kentekenpapieren, bandschade of het tanken van verkeerde brandstofsoort. Voor de controle is het bepalend of en zo ja wat u hierover heeft vastgelegd in uw leaseregeling. Dit is bepalend voor de eventuele inhouding van de kosten in op het salaris van uw werknemer.
