Tenderbegeleiding: grip op kosten, keuzes en complexiteit
Het uitschrijven van een tender voor een nieuwe leasemaatschappij of aanbieder van laadvoorzieningen klinkt eenvoudig, maar in de praktijk komt er veel bij kijken. Bedrijven zien vaak door de bomen het bos niet meer: kies je voor één partij of meerdere? Hoe vergelijk je offertes op een eerlijke manier? En hoe zorg je dat gemaakte prijsafspraken ook in de praktijk standhouden?
Bij Fleet Support begeleiden we jaarlijks diverse tenders voor mobiliteit. Vanuit die ervaring weten wij: een goed doordacht tenderproces voorkomt verrassingen én legt de basis voor een betere samenwerking met je leverancier.
Wanneer is een tender zinvol?
Er zijn tal van redenen voor bedrijven om een tender uit schrijven voor de zoektocht naar een passende mobiliteitsaanbieder. Soms is het bedrijf simpelweg niet tevreden over de service, maar vaker wordt vanuit gezond beleid elke drie of vijf jaar het ‘net opgehaald’. Een tender is een goede manier om scherp te blijven op de dienstverlening die je ontvangt en bijbehorende kosten. Het is bovendien hét ideale moment om huidige afspraken met de leasemaatschappij af te stoffen. Wij zien ook vaak genoeg dat er niets is afgesproken over laadkosten- en laadpunten. Grofweg zijn er 6 stappen in het tenderbegeleidingsproces.
De 6 stappen in tenderbegeleiding
- Strategiebepaling
Dit is de eerste en feitelijk de belangrijkste fase. Wat wil je bereiken met de tender?- Lagere kosten?
- Meer grip op duurzaamheid?
- Betere service of hogere medewerkertevredenheid?
- Maak ook direct een keuze: met hoeveel leverancier wil ik werken? Single, dual of multi supplier?
- Conceptontwikkeling & Programma van Eisen
- Stel scherp vast wat je nodig hebt (nu én over 3 jaar)
- Denk aan laadinfrastructuur, servicelevels, rapportages, etc.
- Uitvraag aan aanbieders
- Selecteer 5 à 6 partijen op basis van vooronderzoek
- Gebruik duidelijke criteria voor prijs, kwaliteit en service
- Beoordeling & Presentaties
- Laat 2 à 3 partijen hun voorstel presenteren
- Leg voorstellen naast elkaar op basis van objectieve scorekaarten
- Contractering
- Leg afspraken slim vast, met aandacht voor prijsborging
- Gebruik bijvoorbeeld een Lease Rate Monitor om tarieven in de tijd te toetsen
- Implementatie & nazorg
- Denk aan heldere communicatie naar medewerkers
- Monitor afspraken en stuur bij waar nodig
Veelgemaakte valkuilen (en hoe je ze voorkomt)
- Te laat strategische keuzes maken: Bepaal vóór de uitvraag of je één of meerdere leveranciers wilt.
- Kiezen op basis van slechts een paar leasevoorbeelden: Tarieven zijn momentopnames. Zorg voor prijsafspraken die houdbaar zijn.
- Ongelijk speelveld bij multi-supplier-aanpak: Wijs één partij aan als inkoopcoördinator voor behoud van grip en schaalvoordeel.
- Vage laadpakketten: Maak vooraf duidelijk wat er in een laadoplossing zit – denk aan graaflengte, type paal en toekomstbestendigheid (loadbalancing).
Waarom kiezen voor tenderbegeleiding?
Tenderen is een vak. Wij:
- Brengen structuur en objectiviteit in het proces
- Kennen de markt en weten wat haalbaar is
- Hebben tools om afspraken meetbaar en controleerbaar te maken
- Ontzorgen én zorgen voor de beste deal – inhoudelijk én financieel
Wil je écht de vruchten plukken van een tender? Zorg dan dat je het goed organiseert. Een tenderbegeleider helpt om het proces te stroomlijnen en met een kritische blik mee te kijken.
Meer weten? Bel of mail ons gerust om de mogelijkheden te bespreken (sales@fleetsupport.com | 026 - 353 76 00)
Arie Brundel, Principal Consultant
Paul Brinkhoff, Senior Consultant
