De multi vendor inkoopstrategie van EY
Waarom wilde EY, een internationale dienstverlener op het gebied van accountancy, belastingadvies en bedrijfsadvies, de inkoop van de ca. 800 leaseauto’s per jaar onderbrengen bij drie verschillende leasemaatschappijen? Kees Eriks, manager Fleet Monitor Leasing & General Services, legt het uit.
Scherpe prijsstelling
“De gedachte was om op basis van gezonde concurrentie tot een scherpe prijsstelling te komen,” verklaart Eriks het besluit. “Om die reden heeft EY een leasetender uitgeschreven die een uiteindelijke selectie van drie leasemaatschappijen opleverde. Het doel was goede dienstverlening, een scherpe prijsstelling en voor elke leasemaatschappij een min of meer gelijk aandeel in onze vloot.”
Doordacht
De constructie wordt doordacht ingericht. Eén van de leasemaatschappijen verzorgt het bestelsysteem voor alle medewerkers met recht op een leaseauto, inclusief de berekening van de eventuele eigen bijdrage. Ook neemt deze partij de ondertekening van de gebruikersovereenkomst tussen werkgever en werknemer voor zijn rekening, waarmee de bestelling voor de werknemer definitief is.
Succes
Eriks: “De gekozen auto wordt in een tweewekelijkse batch geplaatst. Daarna brengen de drie leasemaatschappijen op alle auto’s in de batch een inzetofferte uit. De volledige batch wordt gegund aan de partij met de scherpste totaalprijs”. De opzet is succesvol en resulteert in een scherpe tariefstelling en een uitgebalanceerde verdeling van de leasecontracten.
Intensieve begeleiding
“Een multi vendor inkoopstrategie vraagt om intensievere begeleiding van medewerkers en leasemaatschappijen,” vertelt Eriks: “Daarom zijn de operationele en tactische activiteiten volledig aan Fleet Support uitbesteed. Fleet Support levert geconsolideerde rapportages aan om de hele vloot te kunnen managen. Ze doen ook de payroll- en financiële administratie van de gecontroleerde input voor verwerking in onze systemen.”
Snel weer inzetbaar
Het dynamische karakter van EY betekent veel personeelsmutaties, met dito administratieve en organisatorische impact . Ook hier speelt Fleet Support een belangrijke rol. Eriks: ”Het beheer van onze poolauto’s is volledig uitbesteed aan Fleet Support. Ze hebben inzicht in de beschikbaarheid van het hele wagenpark en zorgen ervoor dat vrijgekomen auto’s snel weer inzetbaar zijn. Zo kan Fleet Support de operationele poolbeheerder aansturen en up-to-date informatie geven. Zo zorgen ze er samen voor dat een poolauto zo goed als nieuw bij een volgende werknemer wordt afgeleverd”.
