Heeft een bedrijf tijdelijk ondersteuning nodig op het gebied van fleetmanagement? Dan springen de enthousiaste Interimmers van Fleet Support in. Met hun frisse blik zien ze precies wat er goed gaat op het gebied van fleetmanagement én wat beter kan. Maaike Appelboom, Manager Interim Support, vat de 4 opvallendste aandachtspunten samen. “Bij de fleetmanager concentreert zich veel vakkennis. Als hij of zij uitvalt, dan gaat veel know-how verloren.”

De aandachtspunten!

1. Zorg voor overzicht
2. Deel je kennis
3. Practice what you preach
4. Stroomlijn communicatie

1. Zorg voor overzicht

Eerlijk is eerlijk, wagenparkbeheer is best complex. Zeker als een wagenpark uit honderden of zelfs duizenden auto’s bestaat. “Vergeet niet dat bij wagenparkbeheer meer dan 20 processen horen. Die raken verschillende afdelingen, van Finance tot Procurement en van HR tot Facility Management”, zegt Maaike Appelboom. “Het is niet altijd precies duidelijk wie welke verantwoordelijkheid heeft.” Iets simpels regelen kan daardoor onnodig lang duren. Maaike hoort regelmatig dat er per bedrijfsonderdeel één tekenbevoegde is voor het bestellen van de auto’s, waarbij het overzicht mist wie dat precies zijn. “Het kost bedrijven tijd en het verlaagt de medewerkerstevredenheid. Lang wachten op je nieuwe leaseauto is nooit leuk.” 

Een groot punt van aandacht is een soepele overdracht van auto’s van vertrekkende werknemers aan nieuwe berijders. “Het komt voor dat bedrijven huurauto’s inzetten terwijl er achtergelaten leaseauto’s stof staan te happen. Het gebrek aan overzicht kost altijd geld”, aldus Maaike.

2. Deel je kennis

Een ervaren fleetmanager hoef je niets meer te vertellen. Die weet precies hoe alles werkt. Valt de fleetmanager plots uit, dan tast zijn (interim) opvolger soms flink in het duister. Er is dan onvoldoende vastgelegd hoe de hazen lopen. Elke bedrijf zou daarom een ‘handboek fleetmanagement’ moeten hebben met daarin de belangrijkste afspraken, processen, inlogcodes en contactpersonen op een rij. “Zorg ervoor dat de belangrijkste fleet managementkennis altijd overdraagbaar is”, benadrukt Maaike. Het opstellen van zo’n handboek helpt ook om processen te optimaliseren. Op papier zien zaken er soms minder logisch uit dan ze in de praktijk lijken te zijn. 

Maaike Appelboom - Manager Interim Support | Fleet Support

3. Practice what you preach

Maar liefst 79% van de bedrijven in Nederland investeert in duurzamere bedrijfsvoering, blijkt uit cijfers van het CBS. Toch heeft ongeveer de helft van de autoregelingen geen duurzaamheidshoofdstuk. “Duurzaamheidsbeleid reikt nog te vaak onvoldoende tot het wagenpark. En zelfs als er wél een duurzaam mobiliteitsbeleid is, dan blijft de uitvoering soms achter. Er zijn bedrijven die besluiten voor 100% elektrisch vervoer te gaan en dezelfde maand nog brandstofauto’s met een leasetermijn van vijf jaar bestellen”, zegt Maaike Appelboom. Oorzaken kunnen zijn dat er doelstellingen zijn op directieniveau, maar dat het beleid in de praktijk nog achterloopt. Een beperkt merkenbeleid zorgt er bijvoorbeeld voor dat er nog een mager EV-aanbod is om uit te kiezen. Het kan ook zijn dat de fleetmanager niet de juiste kennis heeft om medewerkers te enthousiasmeren voor het rijden op stroom.

4. Stroomlijn communicatie

Van een fleetmanager wordt verwacht dat hij een structurele bijdrage aan het mobiliteitsbeleid en het wagenpark biedt. In de praktijk komt niet elke fleetmanager voldoende toe aan die hoofdtaak omdat hij gewoonweg te druk is met het beantwoorden van operationele vragen en escalaties. Maaike: “Het helpt enorm als de communicatie gestroomlijnd is. Antwoorden op de meest gestelde vragen – de bekende FAQ’s – op het bedrijfs-intranet nemen de eerste druk al weg. En maak duidelijk waar medewerkers moeten zijn met hun vragen.”

Het optimaliseren van fleet management via 4 bouwstenen 

Door de 4 aandachtspunten te vertalen naar een aangescherpt wagenparkbeleid, bespaar je als bedrijf veel energie, tijd en geld. Maar hoe doe je dat? Fleet Support heeft daarvoor de ‘deliverables for optimal fleet management’ opgesteld. Dat zijn 4 aan elkaar gerelateerde bouwstenen die helpen om het fleet management te optimaliseren. Dat begint bij een inventarisatie, want je kunt pas iets oplossen als je weet wat het probleem is. De 4 bouwstenen voor wagenparkbeheer zijn:

• Beleid 
• Taken en verantwoordelijkheden
• Processen en rapportages
• Communicatie

In 4 artikelen gaan we binnenkort uitgebreid in op hoe elke vorm van optimalisatie eruitziet en hoe je die in de praktijk kunt inzetten. Stay tuned!