Minder administratie, meer grip? Flexibel mobiliteitsbeheer

De combinatie van ontwikkelingen die de afgelopen jaren op organisaties is afgekomen, heeft mobiliteitsbeheer enorm veranderd. Elektrificatie introduceert een nieuw ecosysteem van laadpassen, laadinfrastructuur en thuislaadvergoedingen dat actief beheerd moet worden. Duurzaamheidsrapportages vragen om nauwkeurige CO2-data per voertuig en per medewerker, data die er gewoon moet zijn, ook als een toezichthouder of aandeelhouder ernaar vraagt. Nieuwe mobiliteitsvormen maken het speelveld breder. En overnames, fusies en organisatiegroei zorgen ervoor dat wagenparken snel in omvang en diversiteit toenemen, vaak sneller dan de interne capaciteit om ze te beheren.

Het gevolg is dat mobiliteit niet langer in één afdeling past. Het raakt HR, dat mobiliteit als arbeidsvoorwaarde beheert en medewerkers wil ontzorgen. Het raakt finance, dat grip wil op kosten, contracten en leveranciersafspraken. En het raakt duurzaamheid, dat rapportage verplichtingen heeft die steeds zwaarder wegen. Bij middelgrote organisaties betekent dat vaak dat dezelfde persoon drie petten draagt zonder de specialistische kennis om ze allemaal goed te dragen. Bij corporates betekent het dat afdelingen elkaar onvoldoende vinden, waardoor regie ontbreekt precies daar waar die het hardst nodig is.

Waar mobiliteitsbeheer in het verleden vaak beheersbaar bleef in Excel of binnen de HR-afdeling, vraagt de realiteit van vandaag om specialistische regie. Niet omdat organisaties het niet willen, maar omdat de complexiteit de interne capaciteit structureel overstijgt. Dat is de context waarin Fleet Support zijn vier modulaire pakketten introduceert. Niet als nieuw productaanbod, maar als antwoord op een vraag die bij zowel middelgrote als grote organisaties steeds urgenter wordt: hoe krijg je grip, inzicht en controle op een domein dat in korte tijd ingrijpend is veranderd? Met vier nieuwe modulaire pakketten — Start, Control, Manage en Integrate — introduceert het een outsourcingaanpak waarmee organisaties van elke grootte hun mobiliteitsbeheer makkelijk opschalen bij groei.

“Kijk alleen al naar de elektrische auto”, zegt Maaike Appelboom, Manager Customer Engagement bij Fleet Support. “Daar is echt een ander autobeleid voor nodig. Je hebt niet alleen de auto, maar ook laadpassen, laadpalen en laadinfrastructuur die beheerd moeten worden. Dat doe je er als HR Manager niet zomaar even bij.” Niet alleen omdat wagenparken groeien of elektrificatie nieuwe vragen stelt, maar omdat de behoefte aan ondersteuning per organisatie verschilt, en binnen één organisatie ook verandert naarmate ze groeit. Wat een bedrijf van veertig leaseauto's nodig heeft, is een andere vraag dan wat een corporate met achthonderd voertuigen en een eigen fleetafdeling verwacht. Mobiliteitsbeheer groeit ook in het mid-market uit tot een specialistisch vakgebied. Waar grote corporates daar al langer dedicated capaciteit voor inzetten, lopen ook steeds meer mid-marketorganisaties tegen dezelfde complexiteit aan.

Fleet Support kiest nu voor een andere aanpak. Met de vier modulaire sluit het bedrijf aan op de fase waarin een organisatie zich bevindt. "We hebben dit bewust geleerd van de SaaS-markt", zegt Rick van Ekkendonk, Commercieel Directeur bij Fleet Support. "Daar is het al jaren de norm om dienstverlening op te bouwen in lagen die meegroeien met de klant. Transparant over wat je krijgt, flexibel in hoe je opschaalt. Dat model past ook bij wat wij doen." Zijn achtergrond bij Vodafone, kleurt die blik. “De pakketten zijn daarmee geen productcatalogus, maar een antwoord op een vraag die klanten en prospects steeds vaker stelden: wat kunnen we van jullie verwachten, en wat past bij waar wij nu staan?”. Appelboom: “De kracht van de pakketten is daarnaast dat Fleet Support de ervaring die het bij de grote corporates heeft opgedaan rondom elektrificatie vertaalt naar kleinere bedrijven die nog volop in die transitie zitten.”

Realtime inzicht
Het eerste pakket, ‘Start’, richt zich op overzicht en operationele ondersteuning. Mobiliteitsdata van leveranciers, medewerkers en interne systemen worden samengebracht op één centrale plek. “Start geeft bedrijven realtime en 24/7 inzicht in hun wagenpark, lopende contracten, kosten en bijvoorbeeld CO2-uitstoot”, zegt Appelboom. Ook houdt Fleet Support wijzigingen, inzet en inlevering van voertuigen bij via koppelingen met leveranciers. “Voor klanten betekent dit vooral rust en overzicht. Administratieve lasten nemen af en operationele processen verlopen sneller.” Daarnaast kunnen bedrijven gebruikmaken van aanvullende diensten zoals adviesuren op afroep, contractbeoordelingen of ondersteuning bij het opstellen van een toekomstbestendig mobiliteitsbeleid.

Lage drempel
Volgens Appelboom is juist die laagdrempelige instap belangrijk voor middelgrote bedrijven. “Veel organisaties beheren hun wagenpark nog in HR- of administratiesystemen, maar naarmate het wagenpark groeit, ontstaat behoefte aan gespecialiseerde ondersteuning.” Fleet Support speelt daarop in met het alles-in-één mobiliteitsplatform Muto, dat kan koppelen met bestaande systemen. Nieuwe medewerkers komen zo direct het systeem in, waarna de leaseauto of het mobiliteitspakket direct geregeld kan worden.

Grip op de kosten
Met het tweede pakket, Control, verschuift de focus naar financieel beheer en kostencontrole. Fleet Support controleert of leveranciers de afgesproken tarieven ook echt hanteren, analyseert facturen en corrigeert fouten waar nodig. Appelboom: “Klanten ontvangen maandelijks inzicht in gecontroleerde kosten, gerealiseerde besparingen en betwiste facturen. Dat zorgt niet alleen voor lagere kosten, maar ook voor een efficiëntere administratie en betere stuurinformatie via dashboards en rapportages. Voor veel bedrijven is dit een belangrijke stap richting meer grip op mobiliteitsuitgaven, zeker nu mobiliteit vaak tot de grootste kostenposten binnen organisaties behoort.” Zoals elk pakket dat Fleet Support aanbiedt, is ‘Control’ aan te vullen met bijvoorbeeld een quick scan, strategisch advies of hulp bij opstellen van het laadbeleid. Bovendien biedt Fleet Support e-Manager aan: een systeem dat alle kosten rondom laden inzichtelijk maakt.

Mobiliteitsregisseur
Voor organisaties die meer wensen dan operationeel en financieel beheer, biedt het derde pakket, ‘Manage’, uitkomst. Fleet Support treedt op als mobiliteitsregisseur en begeleidt de volledige ‘mobiliteitsreis’ van medewerkers — van indiensttreding tot uitdiensttreding — en fungeert als dagelijks aanspreekpunt voor medewerkers, leveranciers en andere stakeholders. Daarnaast bewaakt Fleet Support KPI’s, SLA’s en contractafspraken en ondersteunt het organisaties met strategische keuzes op basis van maatwerkrapportages. “Als bedrijf profiteer je van een gestroomlijnde administratie, duidelijke processen en meer flexibiliteit om mobiliteitsprojecten professioneel aan te pakken”, zegt Maaike Appelboom.

In-house expert
Voor organisaties die volledige ontzorging zoeken, is er het vierde pakket: ‘Integrate’. “Onze specialisten werken daadwerkelijk in-house mee binnen de organisatie van de klant, zodat de klant zich kan focussen op diens core business”, legt Appelboom uit. “Onze gespecialiseerde wagenparkbeheerders nemen deel aan kern- en projectteams, begeleiden complexe mobiliteitsvraagstukken en verzorgen onder meer leveranciersmanagement en procesoptimalisatie.” ‘Integrate’ is ten slotte aan te vullen met ondersteuning op het vlak van additionele rapportages, poolmanagement, telematica management, batchinkoop, multi-bidding en car configurator-oplossingen. De mate van ontzorging is haast eindeloos.

Appelboom besluit: “Met de vier pakketten willen we mobiliteitsbeheer toegankelijker, flexibeler en toekomstbestendiger maken voor organisaties van iedere omvang. Bedrijven kunnen starten met basisinzicht en operationele ondersteuning en later uitbreiden naar volledige outsourcing.”

Vandaag al grip op het mobiliteitsbeheer van morgen?
De vraag voor veel organisaties is niet meer óf mobiliteitsbeheer complexer wordt. Die complexiteit is er al. De vraag is hoeveel grip je daar vandaag de dag op hebt.

“Wat we zien is een domein dat in korte tijd is verschoven van ondersteunend proces naar strategisch vraagstuk. Niet omdat organisaties dat zo hebben besloten, maar omdat externe ontwikkelingen hen daartoe dwingen. Europese duurzaamheidsrichtlijnen maken mobiliteitsdata rapportageplichtig. Elektrificatie voegt een operationele en fiscale laag toe die voorheen niet bestond. En een krappe arbeidsmarkt maakt de kwaliteit van mobiliteit als arbeidsvoorwaarde zichtbaarder dan ooit, medewerkers merken het, en werkgevers ook”, aldus Rick. 

“Tegelijkertijd zien we dat mobiliteit steeds meer afdelingen raakt die elkaar van oudsher minder spraken omtrent dit thema. HR, finance en duurzaamheid hebben elk hun eigen eisen aan hetzelfde domein. Dat vraagt om afstemming, regie en inzicht die de meeste organisaties intern niet hebben georganiseerd, en bij groei door overnames of fusies wordt die uitdaging alleen maar groter”, concludeert Rick. 

Wat ontbreekt bij bedrijven is niet de wil, maar de structuur. Daar ligt de gedachte achter de vier pakketten die Fleet Support introduceert: niet één standaardoplossing, maar een aanpak die aansluit op de fase waarin een organisatie zich bevindt, en meegroeit wanneer dat nodig is. Wil je eens sparren over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Youri (+31(0)6 - 27621581) of Hugo (+31(0)6 – 15 41 64 71).