Meerdere leasemaatschappijen? Borg een vertrouwd bestelproces voor medewerkers

Werken met meerdere leasemaatschappijen betekent vaak: werken met verschillende bestelprocessen. De Car Configurator van Fleet Support biedt uitkomst: het complete multi-vendor leaseaanbod breng je samen in één onafhankelijk platform in bedrijfshuisstijl. Dit biedt grip op een complex landschap en zorgt voor uniformiteit, zowel voor de organisatie als in de medewerkersjourney. Het levert een betere medewerkerservaring op, verkleint de afhankelijkheid van één leverancier en versterkt compliance. 

Vanuit kostenoverwegingen kiezen veel organisaties voor het multi-vendor model: met meerdere leasemaatschappijen introduceer je concurrentie – en daarmee scherpe tarieven - in het wagenpark. Het punt bij zo’n multi-vendorstrategie is dat je met meerdere leasemaatschappijen ook meerdere bestelprocessen- en platforms in huis haalt. Elke leasemaatschappij biedt immers zijn eigen dashboard aan waarin de nieuwe auto van de zaak geconfigureerd en besteld kan worden. “Met meerdere configurators naast elkaar is de kans groot dat je de grip op de kosten kwijtraakt. Je legt leasecalculaties namelijk in handen van de individuele leasemaatschappijen”, zegt Youri van Gogh, Key Accountmanager bij Fleet Support. En er is nog een nadeel. “Elke keer dat je wisselt van leasemaatschappij krijgen je medewerkers weer een nieuw bestelplatform voorgeschoteld waarmee ze vertrouwd moeten raken.” 
 
Merkonafhankelijke configurator 
Fleet Support werkt daarom met een merkonafhankelijke configurator. Deze ‘Fleet Support Car Configurator’ is een verzamelplek waarin het totaal aanbod auto's van alle gecontracteerde leasemaatschappijen samenkomt. “Ons platform werkt met één onafhankelijke normleasecalculatie. Die berekent voor iedere medewerker dezelfde leaseprijs voor hetzelfde voertuig, ongeacht de gekozen leasemaatschappij of het aantal kilometers. Hierdoor ontstaat een objectieve vergelijking tussen verschillende aanbieders en wordt belangenverstrengeling voorkomen”, legt Dylan Ravelli, Mobility Specialist bij Fleet Support uit. “Met één onafhankelijke configurator blijft het bestelproces altijd hetzelfde, ongeacht welke leasemaatschappij uiteindelijk de auto levert.“ 

Binnen de outsourcingpropositie van Fleet Support kiezen organisaties zelf welke onderdelen zij willen uitbesteden. De Car Configurator kan daar als aanvullende bouwsteen aan worden toegevoegd, zodat medewerkers altijd via één uniform bestelproces werken, ongeacht het aantal leasemaatschappijen. 
 
Look and feel van jouw bedrijf 
“Dat jouw organisatie met meerdere leasemaatschappijen werkt, daarvan hoeven je medewerkers niets te merken. Zij willen vooral een gebruiksvriendelijke omgeving waarin zij eenvoudig een leaseauto kunnen samenstellen”, benadrukt Ravelli. De Car Configurator van Fleet Support biedt dat. “De volledige omgeving kan worden ingericht in de huisstijl van de klant. Logo's, kleuren, welkomstteksten en instructies worden aangepast aan de organisatie, waardoor medewerkers het gevoel krijgen in een intern bedrijfsportaal te werken.”  

Aanbod op maat 
Eenmaal ingelogd, krijgen gebruikers van de Car Configurator een aanbod op maat voorgeschoteld. Fleet Support configureert het bestelproces immers zo, dat verschillende autoregelingen, budgetten en toegestane merken per organisatie of zelfs per doelgroep worden geconfigureerd. Ravelli: “Zodra een medewerker toegang krijgt, ziet hij uitsluitend de voertuigen die passen binnen zijn of haar autoregeling. Hierdoor kan een medewerker nooit een auto kiezen die buiten het beschikbare budget of buiten de afgesproken voorwaarden valt. Daarmee voorkom je teleurstellingen en onduidelijkheid.” Tijdens het configureren ziet de gebruiker bovendien direct wat de financiële gevolgen zijn van zijn keuzes. De tool toont onder meer de netto bijtelling, een eventuele eigen bijdrage en de normleaseprijs, zodat direct duidelijk is wat een auto de medewerker daadwerkelijk kost. “Daarnaast biedt de configurator uitgebreide filtermogelijkheden. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld selecteren op actieradius, maximale eigen bijdrage, trekgewicht, merk of model.” Verder kunnen bepaalde modellen worden voorzien van extra aantrekkelijke voorwaarden, zoals geen eigen bijdrage, flexibele inlevervoorwaarden of speciale kortingsafspraken. “Vrijwel alle instellingen kunnen op maat worden aangepast aan de wensen van de klant”, zegt Ravelli. 

Transparant bestelproces 
Zo’n eenvoudig, overzichtelijk en transparant bestelproces draagt bij aan een positieve ervaring voor medewerkers, weet Van Gogh op basis van klantervaringen: “Zij hoeven niet langer ingewikkelde offertes te vergelijken of zelf uit te zoeken wat de financiële consequenties zijn van verschillende modellen. De configurator begeleidt hen stap voor stap door het selectieproces en maakt de keuze overzichtelijker. “Na het afronden van de configuratie, blijft de medewerker op de hoogte van de vervolgstappen. Hij ontvangt een bevestiging en Fleet Support neemt vervolgens het volledige vervolgtraject over.” Er wordt een gebruikersovereenkomst opgesteld, waarna Fleet Support offertes aanvraagt bij de aangesloten leasemaatschappijen. Op basis van de vooraf vastgestelde voorwaarden wordt uiteindelijk bepaald welke leasemaatschappij de auto levert. Van Gogh: “Voor de medewerker is dat proces volledig transparant en eenvoudig: hij hoeft zich niet bezig te houden met offertes of contractvergelijkingen en krijgt uiteindelijk bericht waar de auto is besteld”.  

Realtime informatie 
De configurator is altijd up-to-date. Dagelijks worden voertuiggegevens, prijzen, fiscale wijzigingen en nieuwe modellen automatisch gesynchroniseerd. Daardoor beschikken gebruikers van de configurator altijd over de meest actuele informatie. Dit maakt het systeem niet alleen actueel, maar voorkomt ook fouten en tijdrovend beheer. Ook wijzigingen in de autoregeling kunnen snel worden doorgevoerd. “Wanneer een werkgever bijvoorbeeld leasevoorwaarden aanpast, zijn deze vrijwel direct zichtbaar in de tool. Dat voorkomt misverstanden, discussies en fouten tijdens het bestelproces. Hierdoor blijft de informatie voor medewerkers altijd actueel en betrouwbaar”, zegt Ravelli. 

Regie 
Fleet Support houdt – als spin in het web – via de onafhankelijke Car Configurator volledig de regie over het bestelproces. Het bewaakt wanneer leasecontracten aflopen, bepaalt wanneer medewerkers worden uitgenodigd om een nieuwe auto te bestellen en houdt voortdurend inzicht in de voortgang van iedere bestelling. “Wanneer dit proces volledig bij een leasemaatschappij ligt, ontbreekt dat overzicht vaak en is een organisatie afhankelijk van de werkwijze van die leverancier. Dankzij de Car Configurator blijven alle processen centraal beheerd en houdt Fleet Support controle over de uitvoering”, benadrukt Ravelli. 

Ontzorgen 
Een bijkomend voordeel is dat medewerkers bij vragen direct terechtkunnen bij Fleet Support. Wanneer een bepaald model ontbreekt, een leaseprijs onduidelijk is of een configuratie aangepast moet worden, biedt het team snel ondersteuning. Daarmee vormt de configurator een verlengstuk van de dagelijkse dienstverlening rondom wagenparkbeheer. Volgens Van Gogh ervaren klanten de configurator als een soepel werkend, bedrijfseigen platform. “Dat het bestelproces van een nieuwe leaseauto zeer makkelijk is met de onafhankelijke car configurator, straalt positief af op de werkgever. Het draagt zo bij aan een verbeterde employee journey.” 

Eens vrijblijvend praten over de mogelijkheden? Neem dan contact op met Youri van Gogh (+31(0)6 – 27621581).