Grip op mobiliteitskosten? Neem de regie weer in handen

Mobiliteit is een van de grootste kostenposten binnen de bedrijfsvoering. Juist in tijden van elektrificatie ontbreekt het, bijvoorbeeld door capaciteitsgebrek of de juiste tooling, vaak aan inzicht in die kosten én de besparingsmogelijkheden. Met E-Manager Control neem je de regie weer in handen.

43% van de zakelijke rijders rijdt tegenwoordig in een elektrische auto of plug-in hybride. De groei van zakelijke elektrische mobiliteit is mooi, maar maakt kostencontrole ingewikkelder. “Elektrificatie zorgt voor meer variabelen in het kostenplaatje”, zegt Youri van Gogh, Key Account Manager bij Fleet Support. “Er zijn tal van laadpasaanbieders met allemaal hun eigen tarieven en tariefstructuren. En dan heb je ook nog eens te maken met thuisladen, openbaar laden, laden op kantoor en snelladen. De transparantie is ver te zoeken.” Fleet Support merkt regelmatig dat organisaties onvoldoende inzicht hebben in waar medewerkers laden en welke kosten daarbij horen. “Soms is een aanzienlijk deel van de transacties niet goed te herleiden. Dan wordt het lastig om gericht te sturen op kosten of gedrag”, zegt Van Gogh.

In het algemeen ziet Van Gogh dat veel organisaties zich niet realiseren hoe snel kostenstijgingen kunnen ontstaan. Naast onnodig hoge laadkosten gaat het om aan stijgende rentetarieven, hercalculaties van leasecontracten en onjuiste facturatie. Ook het te laat inspelen op veranderende fiscale regelgeving – denk aan de aankomende pseudo-eindheffing – resulteren in oplopende mobiliteitskosten. “Een wagenpark van honderd voertuigen vertegenwoordigt al snel een jaarlijkse kostenpost van meer dan een miljoen euro, benadrukt Van Gogh. Een stijging van slechts vijf procent betekent dan direct tienduizenden euro’s aan extra uitgaven.”

Gebrek aan tijd en inzicht
Volgens Van Gogh ligt de oorzaak vaak niet bij onwil, maar bij het gebrek aan capaciteit. “Voor veel organisaties is wagenparkbeheer geen kernactiviteit. Zeker bij bedrijven met een kleiner of middelgroot wagenpark wordt het vaak gecombineerd met HR-, facilitaire of financiële werkzaamheden. Dan ontbreekt simpelweg de tijd en de tooling om alle facturen, contracten en kostenstromen structureel te controleren. Daardoor blijft het risico op een soort black box: facturen komen binnen, maar niemand controleert echt diepgaand of alles klopt of efficiënt is.” Ook weten bedrijven niet altijd waar kosten precies worden gemaakt, welke afwijkingen er zijn of hoe hun uitgaven zich verhouden tot vergelijkbare organisaties. “Organisaties onderschatten hoeveel financiële risico’s daardoor ongemerkt kunnen ontstaan.” Van Gogh noemt een recent voorbeeld. “We hebben met een analyse een besparingspotentieel van circa 50.000 euro geïdentificeerd. Dat laat zien hoeveel waarde er kan zitten in het kritisch bekijken van mobiliteitsdata.”

E-Manager Control
Nadat Fleet Support het besparingspotentieel inzichtelijk heeft gemaakt met E-Manager Insight, breekt de twee fase aan: grip houden met E-Manager Control. E-Manager Control is een outsourcingdienst waarbij Fleet Support optreedt als financieel controller van mobiliteitskosten.  “We controleren periodiek laadtransacties, analyseren afwijkingen en vergelijken prestaties met benchmarkgegevens uit de markt. Daardoor worden risico’s en afwijkingen veel sneller zichtbaar.

Bij eventuele fouten of afwijkingen van facturen, sturen we aan op een correctie.” Fleet Support ziet ook actief toe op het naleven van prijsafspraken met leasemaatschappijen en andere leveranciers. “We beschikken over een omvangrijke hoeveelheid marktdata. Dankzij die database kunnen we organisaties vergelijken met vergelijkbare wagenparken. Dat geeft waardevolle inzichten die je als individuele organisatie vaak niet zelf kunt verkrijgen.”

Klanten ontvangen maandelijks een rapportage met een helder overzicht van de gecontroleerde kosten, betwiste facturen en gerealiseerde besparingen. E-Manager Control voorziet bovendien in een periodiek overzicht dat inzicht geeft in alle relevante mobiliteitskosten.

Kosten beheersen
E-Manager Control maakt onderdeel uit van de bredere E-Manager-propositie en wordt voorafgegaan door E-Manager Insight. “In die eerste stap verzamelen en analyseren we alle mobiliteitsgegevens. We brengen de volledige situatie in kaart”, legt Van Gogh uit. “Welke leveranciers zijn actief? Welke contracten lopen er? Hoe ontwikkelen de laadkosten zich? Waar zitten mogelijke besparingskansen? Pas wanneer je volledig inzicht hebt, kun je gericht gaan sturen.” Vervolgens zorgt E-Manager Control ervoor dat organisaties grip houden op de kostenontwikkeling.

Zijn advies aan fleetmanagers die denken dat het allemaal wel meevalt? “Vertrouwen is goed, maar controleren blijft belangrijk. Juist omdat de impact van kleine afwijkingen zo groot kan zijn. Vaak levert een eerste analyse al inzichten op waar organisaties zelf nog niet eerder naar hebben gekeken.”

Case: van inzicht naar grip op elektrisch laden

Een van onze klanten, een landelijke opererende organisatie met een groeiend elektrisch wagenpark, wilde meer inzicht krijgen in de kosten en het gebruik van zijn laadinfrastructuur. Hoewel het bedrijf elektrisch rijden al volop omarmde, mistte de organisatie een totaaloverzicht van laadpassen, laadpalen, verbruik en de bijbehorende kosten. Hierdoor was het lastig om gericht te sturen op efficiëntie en kostenbeheersing.

Met E-Manager Insight brachten we eerst het volledige laadlandschap in kaart. Hiervoor combineerden we beschikbare klantdata met data van leveranciers. We analyseerden onder meer het laadverbruik thuis, op kantoor en bij openbare laadpunten, evenals de afspraken met laadpas- en laadpaalleveranciers. Ook beoordeelden we de bestaande autoregeling.

Nulmeting
Op basis van deze analyse voerden we een nulmeting uit van de huidige laadkosten en brachten we mogelijke optimalisaties in beeld. Daarbij werkten we verschillende scenario’s uit, zoals de impact van een alternatieve leverancier en de effecten van aangepast laadgedrag. Wat gebeurt er bijvoorbeeld wanneer medewerkers minder vaak gebruikmaken van snelladers en vaker thuis laden?

Daarnaast ontwikkelden we een helder laadbeleid waarin alle afspraken rondom laadpassen, laadpalen, eigendom, vergoedingen en laadgedrag overzichtelijk werden vastgelegd. Zo ontstond duidelijkheid voor zowel werkgever als medewerker.

E-Manager Control
Na deze eerste fase volgde de stap van inzicht naar controle met de inzet van E-Manager Control. Dankzij maandelijkse rapportages kreeg de organisatie structureel inzicht in kosten, verbruik en laadgedrag. Kosten voor thuisladen, openbaar laden en snelladen werden zichtbaar, evenals roamingkosten, buitenlandse transacties en afwijkende laadpatronen.

Met deze stuurinformatie kon de organisatie gericht maatregelen nemen om kosten te verlagen en efficiënter te laden. Denk aan het controleren van thuislaadvergoedingen, het stimuleren van voordeligere laadlocaties en het actief begeleiden van medewerkers bij hun laadgedrag. 

Benieuwd hoeveel besparingspotentieel er in uw wagenpark schuilt?

Een eerste analyse levert vaak al verrassende inzichten op. Neem dan contact op met Youri (+31(0)6 - 27621581) voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden van E-Manager Control.